サイト制作のプロジェクトがスケジュール通りに進まないときの対処法

マーケティングでよく利用されるWebサイト。一定の集客効果が見込めるため、現在ではほとんどの企業で制作されています。

しかし、制作の工程が多いことから、「サイト制作のプロジェクトがスケジュールどおりに進まない」と悩む人が多いのも現実です。この記事では、以下のような人に向けて、制作に遅れが出る原因からスケジューリングのコツまでを解説します。

企業のマーケティング担当者様は、ぜひ参考にしてください。

Webサイトの制作がスムーズに進んでいない原因には、さまざまなものが考えられます。制作が遅れてしまうと、予定していた公開日に間に合わなくなる可能性もあります。また、急いで作業を進めることで、ミスやクオリティの低下を招いてしまうでしょう。

制作に遅れが出ないようにするに、まずは遅れる原因について把握しておくことが大切です。主な原因としては、以下のようなものが挙げられます。

上記の遅れる原因について、詳しく解説していきます。

Webサイト制作が遅れてしまう原因には、スケジュールの見通しが甘いことが考えられます。Web

しかし制作を進めていくうちに、コンテンツの修正や変更が必要になることもあるでしょう。ギリギリのスケジュールで計画していると、修正や変更が必要となった際、公開予定日に間に合わなくなってしまいます。

そういった見通しの甘さを改善するためにも、スケジュールには少し余裕を持たせておきましょう。各工程、2,3日ずつはバッファを持っておくとズレにくくなります。

タスク・リソースの管理ができていないことも、Webサイト制作が遅れてしまう原因の1つでしょう。Webサイト制作にはさまざまな作業があり、プロジェクトの規模に応じた人的および物的なリソースが必要です。

また、タスク管理も重要です。いくらリソースを確保できていても、作業の優先順位や担当者の割り当てが曖昧だと、現場は混乱しスムーズに作業が進まない可能性があります。作業効率も落ちてしまうため、スケジュールに遅れが出てしまいます。

Web制作をおこなうにあたって、不測の事態は必ずといってよいほど起きます。デザインの差し替えや、システムの不具合で調整が必要になるなどはよくあることです。場合によっては、機材の故障などが発生したり、人員が辞めてしまうといったケースもあるでしょう。

しかし、イレギュラーに対応するための体制や余裕がないと、急なトラブルに対応できません。原因の解明やトラブルの解決にも時間がかかってしまうため、制作の遅れにつながってしまいます。

Webサイト制作には、デザイナー、エンジニア、ライター、ディレクターなど多くの人が携わってひとつのサイトを作り上げていきます。Webサイトの規模が大きくなり関わる人数増えれば増えるほど、伝達ミスや作業の引き継ぎ漏れは起きます。

全員が各々に伝達をしてしまうと、どこに誰が伝えているかわからなくなるため、伝達情報はディレクターに収集して間に挟むなどといった工夫をした方が良いでしょう。また、誰かに何かの情報を伝えるときは口頭だけでなく、メッセージなどでログに残すことも重要です。

Webサイト制作では、工程ごとにかかる時間が異なります。制作を進めるためには、それぞれの工程を適切な時間で進めなければなりません。しかし、「どのくらいの時間を見込んでおけばよいかわからない」という方もいるでしょう。

そのような方は、一般的な制作時間の目安を参考にするのがおすすめです。工程ごとの目安としては、上記のようになっているので内容も含めて確認しましょう。

まずは、Webサイトの制作では企画と設計をおこないます。作業に必要となる期間は、約2週間～1カ月ほどが目安です。この全体像がWebサイトの土台となるものであるため、非常に重要な工程です。曖昧なまま進めてしまうと、チーム内で認識のズレが生じてしまい、のちの作業に影響を及ぼすのでしっかりと決めておきましょう。

企画・設計をおこなうときは、より具体的な内容を盛り込むことが重要です。目的やターゲット、制作する手段などはできる限り明確にしておくと、作業をスムーズに進めやすくなります。

企画・設計が完了したら構想した全体図にもとづいて、Webサイトのデザインを作成していきます。デザインそのものは2週間ほどで作成できますが、修正や変更を含めると1カ月ほどはかかるでしょう。

デザインの工程では、まずTOPページと全体のレイアウトを作成します。はじめに全体像を作成することで、サイト全体に統一感を出すことが可能になります。大まかな構成が出来たら、下層ページの作成に取り掛かりましょう。なおデザインの工程では、追加修正が必要となることまで考えて、余裕をもったスケジュールを設定するのがポイントです。

デザインが決まったあとは、WordPressなどのCＭSへ、作成したコンテンツを実装していきます。ここではコーディング作業がメインとなりますが、専門的なスキルが必要となるケースもあり、作業期間の目安としては約1カ月ほどです。

ただし、ユーザビリティの高いＷebサイトを制作する場合、システム開発と機能の実装も必要です。開発・実装の内容によっては、1カ月以上の期間がかかります。加えて、プログラマーなどの専門的なスキルをもった人員の確保をしなければなりません。高度なシステム開発を検討するときは、作業に遅れが出ないよう、プログラマーを早い段階から確保しておきましょう。

実装とシステム開発まで完了したら、いよいよ公開です。公開する前には、完成したWebサイトに問題はないか動作確認をおこないましょう。チェックすべき項目としては、以下のようなものです。

Webサイトは、PCとスマートフォンで見え方が異なる場合があります。デバイスを変えた場合の表示についても、必ず確認しておきましょう。

スケジュールを立てるうえでは、おさえておきたいポイントがあります。やみくもにスケジュールを立てても、遅延や不測の事態に対応できず、予定どおりに制作を進めることはできません。

それでは、細かくスケジュールを立てても制作に遅れが出てしまうでしょう。スケジュールをずらさないためには、以下にある5つの手順を盛り込むことがポイントです。

Web制作では、作業項目が多いため、タスク管理の徹底が大事。計画どおりに制作を進めるには、「だれが・何を・いつまでに」やるかを明確にしなければなりません。タスク管理をおこなうことで、やるべき作業や優先順位が把握しやすくなり、担当者への割り当てを明確化できます。

タスク管理をおこなうときは、「タスク漏れ」に注意が必要です。タスク漏れがあると必要な工程が把握できなくなるため、現場に混乱が生じてしまい、スムーズに作業を進められません。タスク管理の漏れを防ぐには、必要となる工程を書きだすことがおすすめです。具体的な手順としては、はじめに以下にある大まかな工程をタスク化しましょう。

大まかな工程をピックアップしたら、工程ごとにさらに細かくタスクを設定していきます。

たとえば企画と設計では、競合サイトの分析や対策キーワードの選定。デザイン制作の場合は、ワイヤーフレームやサイトマップの作成などです。システム開発でも、フロントエンド開発とバックエンドを分けてタスク化しておくと、取り組むべき作業がより明確になります。

タスクは細分化するほど、必要な作業と所要時間を明確にできるため、漏れがないように必ず書きだしていきましょう。

スケジュール管理をおこなうときは、ツールを使用するのがおすすめです。近年ではスケジュール管理の種類も豊富になっており、搭載されている機能も充実。ビジネスで活用される機会も多く、以下のようなツールがよく利用されています。

（出典：サイボウズ株式会社、ワークスモバイルジャパン株式会社、TOWN株式会社、Asana, Inc.、株式会社TimeTree）

ExcelやGoogleのスプレッドシートでも、スケジュール管理をおこなえますが、工程や人員が多くなると管理が難しくなります。スケジュール管理ツールには、複雑な予定を管理できるものもあるため、大規模なプロジェクトでも管理がしやすくなります。

スケジュール管理ツールは、プロジェクトの規模や自社に合ったものを選ぶのが大切です。適切にスケジュール管理をおこなえば、効率よく作業を進められるでしょう。

制作を遅れさせないためには、余裕をもったスケジューリングが大切です。余裕をもったスケジュールを立てるときは、以下のポイントをおさえておきましょう。

【1.予定を詰め込み過ぎない】

余裕をもったスケジューリングをおこなうためには、予定を詰め込み過ぎないことが重要です。追い立てられるように作業を進めてしまうと、Webサイトのクオリティも上がりません。また、やることが多すぎた場合、パニックに陥りやすいのが人間です。

慌てて作業に取り組むと注意力も散漫になるため、作業にも無駄が増えてしまいます。作業を効率よく進めるには、無理のない範囲で予定を入れていきましょう。

【2.タスクの優先順位を決める】

スケジュールに余裕をもたせるには、タスクに優先順位を決めることが大切。時間にゆとりのある作業を優先してしまうと、のちほど作業が詰まってしまい、現場に混乱をきたすでしょう。優先順位の高い作業から取り組むことで、スケジュールに余裕をもたせられます。

【3.タスクごとの所要時間を把握する】

タスクの優先順位を決めたら、大まかな所要時間を想定しましょう。より効率よく作業を進めるには、算出した所要時間によって、優先順位の入れ替えが必要な場合もあります。とくに、「この作業は何時間かかるか分からない」という工程があるときは要注意です。

スケジューリングをおこない、制作を開始したら進捗状況の確認をしましょう。予定どおりに進んでいない場合は、スケジュールの調整が必要です。

進捗確認の方法は、業種やプロジェクトによって異なりますが、適切な進捗管理ができていないと、課題の発見が遅れてしまいます。適切なタイミングで対策を講じることもできないため、制作にも遅れが生じてしまうでしょう。業種やプロジェクトを問わず、進捗状況の確認は、定期的におこなうことが重要です。

なお、進捗状況の確認をおこなうときは、「ガンチャート」などを活用しましょう。ガンチャートとは、時間とメンバーや作業内容に分け、工程やタスクごとに作業開始日/完了日をまとめた表のこと。ビジネスでは、プロジェクトの進捗を管理する際などによく利用されます。工程をリスト化することにより、プロジェクトの全体像を認識しやすくなるため、進捗状況を視覚的に捉えることが可能です。

また進捗確認には、システムツールの導入も有効です。ほとんどのツールにはガンチャートが搭載されており、Todoリストも使用できるため、担当者の割り振りにも役立ちます。アラート機能が備わっているツールを利用すると、見落としも防げるでしょう。

Webサイトは、チームで制作にあたるのが一般的です。スムーズに制作を進めるためには、チームワークが重要となるため、進捗状況も共有することが大切でしょう。仮に作業が遅れていたとしても、進捗を共有していればほかのメンバーもフォローがしやすくなります。

またチーム内での進捗情報の共有は、プロジェクトの「属人化」も防げます。属人化とは、特定のスタッフが担当する業務が、当人以外には分からなくなる状態のこと。属人化してしまうと担当者が休んだ際に、作業を進められません。

病気やケガなどで長期休養となったときには、予定した公開日に間に合わなくなってしまうでしょう。さらに担当者が退職した場合には、プロジェクトを一時停止するような事態にもつながりかねません。進捗情報の共有ができていなと、この属人化が発生しやすくなります。

進捗状況を共有しておくと、メンバー全員が現在の作業状況を把握できるため、担当者が不在のときでも手が空いた人が代わりを務められます。仮に担当者が退職したとしても、代わりを務める人を確保できれば、プロジェクトを停止する必要がありません。うまくスケジュールを調整することで、公開日に間に合わせることも可能です。

Webサイト制作をスムーズに進めるには、コツをおさえておくのが効率的。無駄を省けるため、スケジュールどおりに制作を進めやすくなります。予定どおりに制作をおこなえれば、スケジュールがずれ込むこともないでしょう。

上記は、スムーズに制作をおこなうためのコツです。スケジュールを立てる際に、ぜひ参考にしてください。

Webサイト制作は、余裕をもったスケジュールを組むことが大切です。日取りに余裕があれば、多少不測の事態が起きたとしても、公開日に間に合わせることができます。なお、余裕をもったスケジューリングをおこなうコツは、不測の事態に備えて「すきま時間を作る」ことです。

トラブルやアクシデントは、どれだけ想定しても正確に予測はできません。しかし、何が起きてもいいように備えることは可能です。何も予定がない「すきま時間」を作っておくことで、有事の際でも余裕をもって対処できます。

なお、トラブルやアクシデントなどはときに、連続して発生することもあります。そのような事態になっても慌てずに済むよう、「すきま時間」は一定間隔で儲けましょう。

リソースの管理は、徹底しておこなうことが重要。まず人的なリソース管理の面では、ゆとりをもった人員の配置がポイントです。1人あたりの負担を減らせるため、クオリティアップが望めるでしょう。トラブルが発生したときにも、余裕をもって対処できます。

物的なリソース管理では、効率よく作業を進めるのに必要なサービスやシステムを確保しましょう。必要なシステムを導入することで、効率よく作業を進められます。

なお、Ｗebサイトはクオリティも大切であるため、「時間」「情報」などのリソースも管理が必要です。十分な情報収集や高品質な素材を選定するには、それなりの時間（リソース）を使います。修正や改善に使う時間も考慮しなければならないため、時間の管理も徹底しておこないましょう。

Web制作の際は、必ずといってよいほどイレギュラーが発生するものです。保険となる代替え案を用意しておけば、影響を最小限に抑えられます。

たとえば担当者が急に退職してしまった場合、代わりとなる人材の選定からしなければなりません。社内に適任者がいなければ、採用活動も実施する必要があるでしょう。しかし、すぐに人材が見つかるとはかぎりません。なかなか人材が見つからないときには、制作が止まってしまいます。

なお、代替え案を検討するときは、考慮すべきものいくつかがあります。代替え案を用意する際は、以下の点を考慮しましょう。

代替え案を用意するときは、対処方法だけでなく、上記の内容を盛り込むことが大切です。

Webサイト制作においては、制作会社に依頼をする企業も多いでしょう。そのようなケースで制作をスムーズに進めるには、制作会社との連携が重要です。Ｗebサイト制作では、仕様の変更や修正が必要なこともよくあります。

自社のみであれば問題ありませんが、制作会社にも予定があるため、迅速に対応してくれるとは限りません。すぐに対応してくれないときは、制作スケジュールに遅れが出てしまうでしょう。できる限り早く対応してもらうには、日ごろからまめに打ち合わせをしておくのがポイントです。

また修正や変更をお願いするときは、変更理由を明確に説明することで、適切な提案が受けられます。とくに大きな変更がある場合は、変更作業にも時間が必要となるため、すぐに制作会社へ連絡しましょう。

Webサイト制作では、スケジュール管理と品質管理の両立が大切です。いくらスケジュールどおりに制作を進めても、品質が悪いようだと集客は望めません。

一方、Webサイト制作では複雑な作業や専門的なスキルが必要なため、自社のみで両立が難しいというケースもあるでしょう。そのようなときは、制作のプロである制作会社への依頼を検討するのがおすすめです。

品質とスケジュールを両立したWebサイト制作をお考えの方は、ぜひ「THINkBAL」へご相談ください。THINkBALでは、クライアント企業様のご要望に沿って、公開日を決定しスケジュールを組んでいきます。お気軽にご相談ください。→THINkBALにWebサイトの制作を相談する

Webサイトでより多くの集客を目指すには、公開日も重要なポイントです。ベストなタイミングで情報を発信することで、ターゲットにも届きやすくなります。予定どおりに公開するには、徹底したスケジュール管理が大切です。スケジュールを立てる際には、以下のポイントをおさえておきましょう。

ハイクオリティなWebサイトをベストなタイミングで公開し、マーケティング活動を成功させましょう。